INSCRIÇÃO: 00901
 
CATEGORIA: RP
 
MODALIDADE: RP03
 
TÍTULO: Conselho Consultivo de RP: relação do mercado com a educação
 
AUTORES: Thays Dias Domingos (Centro Universitário Ritter dos Reis); Ana Isaia Barretto (Centro Universitário Ritter dos Reis); Lisie Cardoso Zefino Raabe (Centro Universitário Ritter dos Reis); Shayane Roberta Duarte Carvalho (Centro Universitário Ritter dos Reis)
 
PALAVRAS-CHAVE: Comunicação, Evento, Relações Públicas, Tendências,
 
RESUMO
Este artigo tem o propósito de apresentar o processo de planejamento composto por organização, comunicação, recursos, patrocinadores e apoiadores, execução e avaliação da produção do evento realizado na disciplina de Gestão de Eventos e Produção Cultural desenvolvido pelos estudantes do curso de Relações Públicas do Centro Universitário Ritter dos Reis – UniRitter. O Conselho Consultivo de RP tem como objetivo integrar o mercado com a academia proporcionando atualização das tendências da comunicação, com uma proposta considerada inovação no curso de Relações Públicas oficializa o momento com a realização do evento.
 
INTRODUÇÃO
O "Momento RP" é um evento promovido pelo curso de Relações Públicas da UniRitter, destinado à oportunizar o diálogo com estudantes apresentando as atualidades da área e possibilita exposição de dúvidas e sugestões relacionadas ao curso. Tendo em vista o distanciamento do mercado com a graduação, a turma de Eventos e Produção Cultural recebeu a proposta da coordenação do curso para produzir a criação do Conselho Consultivo e ser oficializado durante o "Momento RP" com o objetivo de compartilhar os conhecimentos dos alunos do curso de Relações Públicas, professores, representantes de entidades e instituições. Segundo Kunsh (2003, p.385) os eventos "[...] propiciam o envolvimento direto dos públicos na sua realização. São, por conseguinte, um excelente meio de comunicação dirigida aproximativa entre a organização que os promove e o público que deles participa." Giácomo (2007, p.54) define evento como "acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforços de comunicação, objetivando o engajamento de pessoas a uma ideia ou ação". O evento pode ser entendido como veículo comunicacional "como um elemento de comunicação dirigida, aproximativo e interativo" (BRITTO, 2002, p.23). Para atingir os objetivos da proposta encontra-se na produção de evento uma estratégica eficaz para gerar interação e aproximar os públicos. O evento foi realizado no dia 23 de novembro de 2016 às 9h no Foyer do Auditório Master localizado na UniRitter, com destaque a palestrante Relações Públicas Patrícia Carneiro ministrando o Painel sobre "Branding e o relacionamento com as marcas" e contando com a presença dos públicos relatados. É fundamental compreender que existem preparativos antes do evento (pré-evento), durante sua execução (transevento) e após a conclusão do processo (pós-evento). Sendo assim, a estrutura do trabalho tem como finalidade descrever como ocorreu as fases Pré-Evento, Trans-Evento e Pós-Evento.
 
OBJETIVO
O Conselho Consultivo de RP adere como objetivo geral promover diálogos propondo um espaço de reflexão entre os alunos de Relações Públicas e profissionais através da construção de um Conselho com entidades de referência atingindo o primeiro, segundo e terceiro setor. Portanto, o evento é dividido em dois momentos sendo o cerimonial para apresentar os conselheiros oficializando o inicio do Conselho e conforme existência do "Momento RP" manter o estilo do evento com bate-papo na presença de uma profissional de relações públicas debatendo um tema de relevância para área definido pelos estudantes através de pesquisa. Além de ser a primeira edição é uma ideia contemporânea na faculdade concedendo um conceito inovador para incentivar as demais graduações. Sendo assim, se estabelece como objetivos específicos: • Ampliar a visão da atuação do profissional de Relações Públicas em diferentes âmbitos profissionais; • Proporcionar trocas de ideias entre as entidades e alunos sobre o mercado de Relações Públicas; • Promover interação de ambos os envolvidos visando o crescimento da profissão.
 
JUSTIFICATIVA
A proposta do evento surgiu conforme demanda observada pela coordenação do curso de Relações Públicas com o propósito de ampliar os conhecimentos da atuação do profissional em setores diferentes, por esse motivo a construção do Conselho Consultivo exerce importância para consolidar a relação do mercado com a graduação. Optou-se pelo evento para engajar e promover a interação de ambos com a asserção, além de ser um momento para oficialização dos conselheiros e proporcionar o contato com a estrutura da instituição, currículo do curso e os estudantes. A ideia envolve um enfoque de inovação pelo fato de ser algo que entra em sintonia com a prática do mercado, desse modo o evento manifesta maior proporção pelo uso da imagem da UniRitter estar associada a ideia que se expande para outras organizações. De acordo com Kunsh (2003, p.386): A importância da realização de um evento está, sobretudo no aproveitamento do instante, do ambiente, ou da presença de pessoas, pois dessa atitude resulta a impressão final. O evento, quando bem planejado e executado, criará fatalmente um conceito positivo para a organização que o promove. O planejamento de um evento deve ser precedido "de estudo de viabilidade para a análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, sistemática, locais, datas, horários, participantes, convidados" (ZANELLA, 2012, p.30). Logo, consideramos que "...o evento pode ser comparado a uma grande e sofisticada refeição onde cada prato tem seu tempo e sua forma especial de preparação, devendo ser servidos a uma só vez segundo regras e normas lógicas previamente estabelecidas. Cada tarefa é um prato" (GIÁCOMO, 2007, p.69).
 
MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS
Segundo Kunsh (2003, p.385) "o evento é um acontecimento e, no contexto das relações públicas, deve ser considerado uma atividade planejada, coordenada, organizada, que visa atingir objetivos preestabelecidos, claros e definidos." Evento como uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades realizadas em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica, etc (ZANELLA, 2012, p.1). Pereira (2011) complementa a definição e pontua que o processo de produção do evento se baseia em planejar interligado com os objetivos para que a mensagem seja efetiva ao público alvo. Constitui-se em planejamento estratégico, tático e operacional estabelecendo o plano, projeto e programa. O planejamento de um evento deve ser flexível, com a função de estabelecer conceitos a respeito de determinado fato. Planejar o processo de comunicação de um evento representa estabelecer o conteúdo da mensagem – que pode representar, por exemplo, exclusividade, credibilidade, motivação - e deve colaborar para influenciar o pensamento ou o comportamento do público-alvo do evento, de acordo com os objetivos previamente estabelecidos (PEREIRA, 2011, p.147). Após a elaboração e aprovação do planejamento (projeto do evento), passa-se para a operacionalização, que é realizada por meio do cronograma de trabalho. Os eventos são "apresentados sob diversos tipos ou modalidades de acordo com sua natureza, fato gerador, objetivos, qualificação ou nível de participantes, amplitude, área, local, etc" (ZANELLA, 2012, p.5). Podemos classificar os eventos tanto pelo conteúdo programático quanto pelos objetivos que os determinam. Para o "Momento RP" a escolha do formato de evento foi palestra seguida de ato solene de formalização do Conselho do curso de Relações Públicas, pois estava mais apropriado ao briefing da coordenação. Portanto, a partir do briefing composto de apresentação da ideia, objetivos, convidados e quatro palavras chaves norteadoras para a produção sendo: agradável, criativo, acolhedor e interativo, apresentado pela coordenação do curso, foi realizado o brainstorming com a turma para planejar as concepções de organização, estratégia de divulgações e avaliação. De acordo com as especificações, a turma foi dividida em grupos e suas respectivas funções foram formalizadas em cronograma. Jacobus (2007, p.117) considera a fase de operacionalização que "são realizadas as atividades propostas visando a tornar as ações mais visíveis, são montados cronogramas de trabalho, em que atividades, função e tempo são distribuídas [...]". A divisão de compõe da organização responsável pelos recursos financeiros e humanos, apoio e patrocinadores, reserva de local, registro fotográfico, recepção e cadastramento. Das estratégicas de comunicação direcionadas para divulgação digital na página da FACS (Faculdade de Comunicação Social) iniciada por uma pesquisa sobre qual o tema gostariam de obter conhecimento do Painel. E a avaliação definida em pesquisa qualitativa e quantitativa para gerar dados ao relatório.
 
DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU PROCESSO
A seguir, apresenta-se as etapas constituídas no Pré, Trans e Pós evento: Pré- evento (organização, comunicação, recursos, patrocinadores e apoiadores) Desde 2015, o "Momento RP" é um evento planejado para ser realizado no fim do mês de Novembro de cada ano, próximo ao dia 02 de Dezembro, dia do profissional de Relações Públicas. Um evento que oportuniza comemorar a data com os estudantes, profissionais e simpatizantes da profissão. O evento é um meio eficaz para atingir os objetivos de cada ano, que sempre são relacionados com algum tema, trazendo um profissional do mercado para debater. No dia 19 de outubro de 2016, durante as aulas da disciplina de Gestão de Eventos e Produção Cultural, ministrada pela professora Ana Isaia Barretto, ocorreu o briefing do evento "Momento RP - Lançamento do Conselho Consultivo", juntamente com a coordenadora do curso de Relações Públicas, Tânia Almeida. Durante as aulas da disciplina foram trabalhadas as etapas do planejamento, e uma das primeiras ações realizadas foi a criação de canais que simplificaram a troca de informações entre os alunos, como grupo no Facebook. Após, foi realizada a elaboração de enquete online na página do curso de Relações Públicas, onde foi sugerido três temas que são tendências no mercado de RP: Branding e o relacionamento com as marcas; Diversidade nas organizações e Empreendedorismo, sendo escolhido "Branding e o relacionamento com as marcas". Após a definição do tema, foi elaborada a carta de apoio para patrocinadores, tendo como finalidade viabilizar os custos do evento. A seguir, foi pensado na arte do convite sendo enviado com intermédio da coordenadora do curso, convite para cada representante das empresas escolhidas que integraram o Conselho. Assim como enviar para a palestrante Patrícia Carneiro. Para compor a divulgação foi criado um teaser "Se Conselho fosse bom, a gente não dava, vendia", para publicação na página do curso de Relações Públicas no Facebook. A seguir, desenvolvida a pesquisa de opinião, elaborada para aplicação durante o evento. Do dia 31 de outubro ao dia 07 de novembro, iniciou-se a captação de apoio para o evento. Realizou-se contato e obtiveram-se três apoios, foram eles: "Parati", que forneceu biscoitos, a "Santa Edwiges" com bolos e a "Três corações" com cappuccinos de sachê e cappuccinos prontos. E com esses dados, a criação do roteiro e cerimonial ficou por conta de duas alunas que o idealizaram e formularam. Logo após, foi desenvolvida a análise de ambiente, verificando quais eram os equipamentos necessários e contato com a equipe da UniRitter para solicitar os devidos equipamentos. O próximo passo foi a compra de embalagens para os brindes distribuídos no final do evento para os convidados, que foram canecas e botons com o logo do evento. Trans- evento (execução) No dia 23 de novembro, a preparação para o evento iniciou às 7h45min com a chegada dos primeiros alunos que faziam parte da organização. A partir deste momento foi realizada uma inspeção no local, a fim de definir as posições de mobiliário, como painéis e banners. Atentou-se também aos brindes, fazendo os devidos ajustes em embalagens, para posteriormente serem entregues aos convidados que fariam parte do Conselho Consultivo de Relações Públicas da UniRitter. O evento teve início às 9h30min, com fala da coordenadora do curso de relações públicas UniRitter, Tânia Almeida, promovendo as boas-vindas e apresentando os Conselheiros. Após, o Professor Marc Deitos, Diretor da Escola de Ciências Humanas e Sociais da UniRitter, falou representando a reitoria. Finalizando o evento, a convidada Patrícia Carneiro ministrou o painel sobre Branding com término às 11h. Na ocasião, foi consolidado o Conselho Consultivo de Relações Públicas da UniRitter, formado por autoridades, profissionais da área interessados em contribuir com o curso. Estavam presentes Daniela Cidade, representante, no Rio Grande do Sul, da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial - ABERJE; Juliana Müller, diretora-secretária da Associação Brasileira de Relações Públicas RS/SC; Odara Barcelos, secretária-geral do Conselho Regional de Relações Públicas 4ª região; Raquel Boechat, diretora, no Rio Grande do Sul, da Associação Brasileira de Agências de Comunicação - ABRACOM; Mauri José Cruz, diretor executivo da Associação Brasileira de Organizações Não-Governamentais - ABONG; Pedro Fossati, responsável, no Rio Grande do Sul, pelo grupo de estudos acadêmicos da Associação Brasileira de Marketing Promocional - AMPRO; José Amilton Lopes, superintendente do Convention Bureau e Visitors Bureau de Porto Alegre; Luciane Brentano Pacheco, diretora da Associação Brasileira das Empresas de Eventos - ABEOC; Rogério de Moraes Bohn, membro do Conselho Regional de Administração do Rio Grande do Sul - CRA-RS. Também integra o conselho, o senhor Max Senger, Vice-presidente de Marketing da Associação Brasileira de Recursos Humanos- ABRH-RS que não pode comparecer. No segundo momento, tivemos a apresentação da Relações Públicas Patrícia Carneiro, que possibilitou gerar a troca de ideias e novas vivências de mercado, abordando o tema "Branding e o relacionamento com Marcas" Pós-evento (Tabulação da Pesquisa e Análise dos Dados) Durante a realização do evento, foi aplicada a pesquisa com os participantes, a fim de avaliar o grau de satisfação do que foi proposto. A primeira parte da pesquisa foi composta por três questões de caráter quantitativo e encerrando-a com duas questões qualitativas. A primeira pergunta foi como o participante avaliou o evento, com as alternativas: Muito bom; bom; regular; ruim; não respondeu. A segunda pergunta era como o participante ficou sabendo do evento, com as opções: E-mail da coordenação de curso; Página da FACS; Grupo da FACS; Colegas; Professor; Outro. Qual?; Não respondeu. A terceira pergunta, questionou sobre o tema do painel: "Branding e o relacionamento com as marcas", com as alternativas: Muito bom; bom; regular; ruim; não respondeu. A questão quatro era "O que você achou da proposta de criação do Conselho Consultivo do Curso de RP da UniRitter?" e a questão cinco "Deixe sua sugestão para as próximas edições:". Análise dos resultados e sugestões para os próximos eventos: A mensuração dos resultados da pesquisa mostrou que o evento no geral teve uma avaliação positiva e o tema foi considerado muito bom para 78% das pessoas que responderam a pesquisa. A maior parte dos participantes, cerca de 48%, teve conhecimento do evento através dos professores da instituição de ensino. Segundo o feedback dos participantes, para o próximo evento seria interessante enviar um e-mail para todos os alunos explicando a função do Conselho e quem são os conselheiros. Dos que responderam a pesquisa, 78%, achou o tema do painel muito bom, o que mostra que o método de pesquisa de opinião (enquete) para definir o tema no pré-evento, pode ser repetido nas próximas edições dos eventos. A partir das opiniões avaliadas nas questões qualitativas, os participantes sugeriram que nas próximas edições seja apresentado cases e ações realizadas pelos conselheiros e suas organizações, como uma forma de aproximá-los com os acadêmicos. Também oportunizar o debate de assuntos atuais e trazer pessoas recém-graduadas que atuam no mercado para discutir temas relevantes da área, com o propósito de relatar a inserção ao mercado de trabalho. O evento teve repercussão e visibilidade por parte da instituição de ensino, tendo a notícia veiculada no site da mesma e no site da FACS (Faculdade de Comunicação Social do UniRitter).
 
CONSIDERAÇÕES
No pós-evento, como processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes, o evento no geral teve uma avaliação positiva e o tema foi considerado muito bom para 78% das pessoas que responderam a pesquisa. A maior parte dos convidados teve conhecimento do evento através do e-mail enviado pela coordenação do curso de Relações Públicas do UniRitter. Observamos que para o próximo evento seria interessante enviar um e-mail para todos os alunos explicando a função do Conselho e quem são os conselheiros. Além de manter a pesquisa de opinião para definir o tema do painel do evento e divulgar o "Momento RP" antecipadamente nas redes sociais da FACS, apresentar cases e ações realizadas pelos conselheiros e suas organizações é uma forma de aproximá-los com os acadêmicos e debater assuntos atuais e trazer pessoas recém graduadas que atuam no mercado para debatê-los. O evento ocorreu conforme o planejado, destacamos como pontos positivos, a oportunidade dos alunos poderem conciliar o conteúdo teórico com a prática, a partir da execução do "Momento RP-Conselho Constitutivo". Outro ponto positivo é a visibilidade que o evento proporcionou para o curso de Relações Públicas e também a oportunidade de debater sobre um assunto atual e tendencioso no âmbito da comunicação. Identificamos como pontos negativos, a divulgação tardia e o não entendimento por muitos, do que exatamente se tratava o conselho. Segundo a maioria dos alunos, para que o evento saísse com excelência, era preciso mais tempo para elaborar melhor alguns pontos e também para a captação de mais apoiadores. Ao compreender que os eventos despertam emoção nas pessoas, fazendo com que elas não só conheçam, mas, principalmente, sintam e vivenciem a marca, concluímos que os objetivos foram atingidos estimulando a troca de experiências e na avaliação surgiram novas ideias que são construtivas para o curso e que irão colaborar para a próxima edição.
 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁICAS
BRITTO, Janaína. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002.

GIÁCOMO, Cristina. Tudo acaba em festa. São Paulo: Summus, 2007.

JACOBUS, Lea Denise M. Senger. Planejamento de Eventos em Relações Públicas. In: DORNELLES, Souvenir Graczyk (org). Relações Públicas: quem sabe, faz e explica. Porto Alegre: Edipucrs, 2007. pp 143-155.

KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada. São Paulo, Summus, 2003.

PEREIRA, Ethel Shiraishi. Eventos em relações públicas: ferramenta ou estratégia? In: FARIAS, Luiz Alberto Beserra de. (org.). Relações públicas estratégicas – Técnicas, conceitos e instrumentos. São Paulo: Summus, 2011.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2012.